Reportage
Mumbo jumbo?
Börja med det viktigaste och fundera på vem som ska läsa den text som du sitter och plitar ned – och varför.
Det är språkkonsulten Jenny Forsbergs råd till den som vill lära sig att skriva enkelt och begripligt i arbetet.
27 jan 2009, 13:58
Text: Niklas Lindstedt
Det är faktiskt olagligt för en kommunaltjänsteman att skriva krångligt i tjänsten. I 7:e paragrafen i förvaltningslagen slås det fast att myndigheter ska ”sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt.” Så den laglydige gör bäst i att byta ut alla ”underställa” och ”tillställa” mot ”låta bli” och ”lämna”.
Någon lag mot knackig textdisposition, passiva verb och långa prepositioner finns dock inte. Men det är ändå inget att rekommendera för den skribent som vill bli läst och förstådd.
–När folk skriver i jobbet är det vanligt att de använder gamla och lite formella ord. De inbillar sig att texten blir mer korrekt och exakt, men oftast blir det bara onödigt krångligt. För läsaren blir det tydligast om språket är rakt och enkelt, säger Jenny Forsberg.
Hon är språkkonsult och hjälper organisationer, företag och myndigheter att skriva tydliga texter. Nu har hon samlat sina bästa råd om text och språk i boken Tydliga texter.
En grundtanke är att en text skriven för alla inte passar någon. Det gäller helt enkelt att anpassa sin text till mottagaren. Att fundera på vem som ska läsa rapporten, protokollet, mejlet eller utvärderingen och vad den personen ska få ut av det.
–Ett vanligt misstag är att utgå från sig själv, då blir perspektivet ofta helt fel, säger Jenny Forsberg.
Ett exempel på en mening som inte riktar sig till någon är denna: ”Vid utebliven tidrapportering sker ingen utbetalning av ersättning.”
Den anställda som läser meningen kommer knappast att uppfatta att den rör henne. Anpassad till henne skulle meningen kunna lyda: ”Om du inte rapporterar din övertid kommer inte din ersättning att betalas ut”.
Jenny Forsberg konstaterar att det är ganska vanligt med texter där skribenten vill undvika ett personligt tilltal. Med formuleringar som ”Texten skrivs” i stället för ”Jag skriver texten” som följd.
–Det är ofta ett uttryck för att skribenten inte riktigt vill stå bakom texten eller inte har bestämt sig för vem som är avsändare. Först när man är klar över de sakerna kan man skriva en rak text där budskapet tydligt går fram, säger hon.
Minst lika viktigt är hur man lägger upp innehållet. En kronlogisk tidsföljd känns naturlig för många, men passar bättre för sagor och romaner än utvärderingar och rapporter.
–Grundregeln är att ta det viktigaste först. Ett bra sätt kan vara att skriva en kort sammanfattning och placera den först i texten. Den måttligt intresserade läsaren får reda på det viktigaste. Den mer intresserade blir nyfiken och vill veta mer om bakgrunden, säger Jenny Forsberg.
Den regeln kan föras över till alla nivåer i texten, menar hon: det viktigaste först i texten, det viktigaste först i varje stycke och det viktigaste först i varje mening.
–För att vara riktigt säker på att innehållet når fram bör man även lyfta upp det viktigaste i rubriken. Då når budskapet fram.
Texter som skrivs i jobbet är ofta fakta och sakförhållanden. Därför rekommenderar Jenny Forsberg punktlistor för att strukturera informationen.
Hennes tips är att hålla listan ganska kort, runt sju punkter är max vad läsaren orkar med.
–Som språkkonsult har jag sett många snåriga och faktatunga texter. Punktlistor är ett enkelt och effektivt grepp att göra mastig information överskådlig.
Fakta
Så här skriver du olika typer av texter
Jobbtexter.
En rapport eller ett protokoll skiljer sig från en skönlitterär text. Undvik att brodera ut språket med personliga reflektioner och metaforer, risken är stor att texten blir oprecis och att du inte når fram med ditt budskap. Var konsekvent med namn och beteckningar, skriv effektivt och rakt på sak och ta det viktigaste först.
E-post.
Tänk på att den som läser e-post ofta har mindre tid och är mer otålig än den som läser en tryckt text. Om du representerar ett företag eller en myndighet kan det vara bra att ha lika höga krav på sig själv som när man skriver en text på papper. Korrekturläs gärna en extra gång in du klickar på ”skicka”.
Webbtext.
Det går långsammare att läsa på skärm än på papper, håll dig därför kort.
Ett riktmått kan vara att göra webbtexten hälften så lång som papperstexter. Dela gärna upp texten i korta stycken och använd korta rader (55–65 tecken per rad inklusive mellanslag brukar vara lagom. På webben är det extra viktigt att fånga läsarens intresse – ta därför det viktigaste först och markera gärna nyckelord med fetstil och använd olika grafiska markeringar.
Säljande texter.
Varför är just den här läsaren intresserad av vad du har att erbjuda? Det finns alltid ett skäl. Hitta det! Placera det först i texten för att fånga läsarens intresse. Ett knep är att använda ”du” och ”ni” oftare än ”jag” och ”vi”.
Juridiska texter.
Är läsarna jurister är det inga problem att använda facktermer, men skriver du för en bredare allmänhet måste du anpassa språket. Det går att skriva att ett avtal ”börjar gälla” i stället för ”träder i kraft” eller ”låta bli” i stället för ”under-låta”. Nästan alla ord och begrepp går att byta ut till mer lättbegriplig svenska.