Rättvis chef. Sibylle Mendes var först i Sverige med att ställa etiska krav i offentlig upphandling. Från sin position som upphandlingschef i Mariestads kommun är hon dessutom en av alla de som sitter i kulisserna och ser till att offentliga inköp görs.
Sibylle Mendes säger att hon alltid har haft ett stort rättvisepatos. Så kanske är det inte så konstigt att just hon blev en av de första i Sverige att för drygt sex år sedan ta initiativ till att alla upphandlingar i Mariestads kommun även ska ta hänsyn till något som de EU-direktiv som reglerar inköpen inte nämner: de etiska villkoren för dem som producerar varorna och tjänsterna.
–För mig är det självklart. Att konsumera är makt och i en kommun är det stora belopp som gäller. Bara lilla Mariestad spenderar årligen 170 miljoner kronor på upphandlingar. Samtliga kommunpolitiker höll med om att vi måste ställa etiska krav på våra leverantörer. Det går emot hela värdegrunden att medverka till slavarbete på andra sidan jorden.
En upphandlares jobb går enkelt sammanfattat ut på att förse offentliga arbetsplatser med varor och tjänster. För var du än jobbar är du omgiven av sådana inköp. Stolen du sitter på, datorn du knappar på, den vita rocken du har om du arbetar inom landstinget eller biljardbordet som står på fritidsgården.
Inom kommun, landsting och stat får detta inte gå till hur som helst. I Mariestads kommun är det Sibylle Mendes som ser till att lagar och regler följs och att allt som behövs finns.
–Allt vi gör regleras av EG-direktiv. Till grund ligger lagen om offentlig upphandling, LOU, som framför allt säger att konkurrens måste gälla och att inget företag får ha fördelar framför något annat. Det måste vi följa annars kan vi hamna i länsrätten.
Men Sibylle Mendes är inte den som är den. Visserligen är hon stenhård när det gäller yrkesmoralen och har hittills aldrig blivit slagen.... på fingrarna för att hon inte vägt företagens anbud jämlikt mot varandra. Det skulle heller aldrig komma på fråga att hon lät sig mutas.
–Men jag tror att det går att ställa etiska krav inom ramarna för vad som är lagligt. Bara det görs på rätt sätt.
I Mariestad ställs dessa krav sedan 2001 genom att samtliga företag som deltar i upphandlingar med kommunen måste skriva på ett papper där de garanterar att produktionen är okej, det vill säga att de som producerar varorna till exempel får rättvisa löner, att inget barnarbete tillåts och att de har rätt att bilda fackförening. Sibylle Mendes medger att kontrollen kan brista.
–Tyvärr har vi inte råd att åka och besöka till exempel kinesiska fabriker. Men kravet på en garanti från företagen är åtminstone en början. Vi lyfter frågan. Dessutom gallras de som inte bryr sig bort. När de ser vårt kontrakt drar de sig undan.
På en whiteboard i Sibylle Mendes arbetsrum finns ett schema över kommande upphandlingar. Livsmedelsupphandlingen ska just starta, i januari ska upphandlingen om vägskyltar vara klar och sedan väntar köksarbetskläder, glasögon, datorskärmar och kontorsmateriel.
Det är med andra ord mycket att hålla i och Sibylle Mendes är noga med att sprida ut
avtalen så att de inte hopar sig och går ut samtidigt. Varje upphandling tar minst sex månader. Är de riktigt stora kan det dra ut mot ett helt år.
–Det är en jätteprocess att göra en upphandling. Den börjar när en förvaltning eller enhet hör av sig för att de behöver något speciellt. Därefter brukar vi upphandlare samarbeta med sakkunniga i kommunen. Gäller det till exempel vägskyltar måste vi involvera folk som kan detta område i själva förarbetet. Vi kan ju inte känna till allt själva.
När föreberedelserna är klara annonserar Sibylle Mendes ut anbudsunderlaget där kommunens krav kommer fram. Numera sker allt elektroniskt.
–Vi sparar mycket pengar på att slippa pappersarbetet. Men man måste alltid vara petnoga med formuleringarna i kravspecifikationerna. Om det bara finns två stora konkurrenter på marknaden kan man vara nästan säker på att det företag som inte tar hem upphandlingen hittar någon liten detalj som de tycker saknades i offertförfrågan och tar detta till rätten.
Att vara upphandlare är alltså ett ganska utsatt uppdrag och Sibylle Mendes tycker det är viktigt med nätverk eftersom yrket kan vara ensamt. Hon träffar regelbundet kolleger från 15 kommuner runt om i Västra Götaland. Nyligen avslutade de en gemensam högskolekurs som ledde till att alla blev diplomerade upphandlare och ibland gör de gemensamma upphandlingar eftersom det kan vara mer ekonomiskt.
–Jag har fått kämpa rejält för att få förstärkning med en kollega på upphandlingssidan här i Mariestad. I många andra kommuner finns ofta bara en upphandlare, om ens det.
Sibylle Mendes berättar om kollegan i en grannkommun som sköter upphandlingarna fast hon i huvudsak har andra administrativa arbetsuppgifter.
–Men fler och fler börjar förstå att upphandlingar inte kan göras med vänster lillfinger. Det är så stora summor inblandade och då krävs kompetens och resurser.